Segretaria condivisa

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Oggi è possibile evitare di assumere una segretaria personale ed optare, invece, per una valida e vantaggiosa alternativa. Vediamo di cosa si tratta nell’articolo che segue.
Per molte aziende l’impiego di una segretaria condivisa può essere un’ottima soluzione per poter  ottimizzare i costi e ridurre al minimo gli sprechi. Basti pensare che una segretaria tradizionale ha in media un costo lordo mensile che si aggira sui 1200 euro.
Parole come car-sharing o home-sharing sono diventate piuttosto familiari, soprattutto negli ultimi anni. Sempre più persone scelgono di condividere la macchina o la casa per le vacanze, perché questo abbatte di parecchio i costi da sostenere.  Allo stesso modo la segretaria condivisa comporta una condivisione delle risorse che può rappresentare un enorme vantaggio in termini di spese.

Ma cos’è una segretaria condivisa a distanza? Si tratta di una segretaria a tutti gli effetti, in grado di gestire sia l’agenda appuntamenti che il telefono, nonché i clienti di più realtà aziendali. Può, quindi, eseguire mansioni, incarichi, telefonate, redazione di lettere/email per conto delle aziende riguardo: fornitori, clienti, dipendenti, banche ect.

La gestione di più clienti in contemporanea rappresenta, inoltre, un considerevole stress. Si calcola che questo sommato al fatto di dover interrompere continuamente ciò che si sta facendo per rispondere al telefono o assolvere nuove richieste, comporta una riduzione della produttività del 40%. Tutto ciò aumenta notevolmente il rischio di commettere errori, che potrebbero ripercuotersi sull’immagine dell’azienda stessa.

La soluzione più adatta può essere impiegare sia una segretaria a distanza che una tradizionale in sede. In questo modo è possibile avere la giusta combinazione tra efficienza e risparmio, ottenendo lo stesso risultato di una segretaria in sede, ma con meno distrazioni e più successo.

Vantaggi di una segretaria condivisa

La segretaria a distanza offre numerosi vantaggi rispetto ad una segretaria in sede:

  • Riduzione degli sprechi ed ottimizzazione dei costi. La segretaria condivisa costa il 60% in meno
  • Non si assenta mai né per ferie né per malattia
  • Può eseguire tutte le normali mansioni d’ufficio
  • Massima discrezione: dopo ogni telefonata, la segretaria condivisa invia un messaggio al professionista richiesto dal cliente chiamante, in cui esplicita il contenuto della chiamata ricevuta. Tale messaggio, inviato mediante connessione protetta, può essere letto solo ed esclusivamente dal diretto interessato

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